Consejos prácticos para empezar a administrar las historias clínicas en el consultorio

Cuando inicias en el camino profesional independiente, como profesional médico debes tener sangre de empresario y con ello la apertura de tu consultorio médico o la posibilidad de trabajar en hospitales o clínicas privadas supone un sobre esfuerzo debido a que como profesional eres responsable de llevar a tu paciente desde su diagnostico hasta su total recuperación.

Sin importar la especialidad profesional o la rama médica en la que te desenvuelvas estos consejos te ayudarán a proveer una mejor administración de tus pacientes y sus Historias Clinicas:

PRIMERO "DALE UNA RECEPCIÓN PROFESIONAL A TUS PACIENTES": Establece un sistema administrativo de manejo del expediente, empezando desde el momento de la llegada del paciente. Es un procedimiento simple desde que se recibe al paciente por parte de tu asistente de la recepción, hasta la llegada del paciente al consultorio. Como ejemplo, al momento de la llegada del paciente debemos recibirlo con cortesía y solicitamos a nuestro asistente recepcionista que -Por favor nos haga llegar el expediente del paciente al consultorio- y una vez que el documento llega a tus manos revisarlo delante del paciente le brinda seguridad de que te acuerdas de todos los detalles de su caso clínico.

SEGUNDO "ORDENA TUS EXPEDIENTES": Procura que los expedientes tengan un folio adecuado de fácil captura y reconocimiento en caso de que debas buscarlo en los archivos de tu computadora. Para ello sugerimos que cada expediente tenga un número consecutivo acompañado del año en que se abrió el expediente, es decir: 130/2018, 131/2018, 132/2018,..., ****/Año. Este sistema tendrá utilidad inmediata al momento de revisar datos estadísticos y sobretodo una fácil localización del expediente.

TERCERO "REQUISITA EL NOMBRE DEL PACIENTE CORRECTAMENTE": En estos tiempos los apellidos paterno y materno ya no se ordenan como estábamos acostumbrados, esto debido a la defensa de igualdad y equidad de género. Sin embargo los expedientes deben seguirse requisitando empezando por los apellidos, por lo cual en las formas de consulta no olvides precisar que ahora se denomina PRIMER y SEGUNDO APELLIDOS así como el nombre completo, a esto agrega siempre una sección denominada NICKNAME (Nombre Corto) que te permita buscar en tus archivos de computadora el folio del expediente de tu paciente.

CUARTO "OBTEN UNA BASE DE DATOS": En estas épocas es imprescindible contar con un ordenador personal ya sea PC o MAC. Independientemente de las plataformas de lenguaje virtual con que estés familiarizado, trata de comprar una paquetería que te permita elaborar BASES DE DATOS. Algunos curiosos se avientan a estudiar y crear sus propias bases de datos, pero si pegarle a los teclados no es lo tuyo, sugiero que contrates a un programador que pueda elaborarte una base de datos diseñada acorde a las necesidades de tu negocio. Sabemos que te gusta Excel, y que en tu computadora caben infinidad de archivos que puedes ordenar (aunque de eso hablaremos en otro momento: ¿cómo archivar correctamente en tu escritorio de computadora los expedientes?) una paquetería que te puede resultar familiar por su manejo y plataforma es MICROSOFT ACCESS y si manejas MAC puedes optar por alguna app que diseñe y administre bases de datos... Tu servidor por ejemplo maneja la app llamada NINOX. La importancia de tener una base de datos en tu consultorio o clínica es vital para poder clasificar y administrar a los pacientes, como por ejemplo saber: ¿cuántos pacientes tuviste en un mes especifico?, ¿cuántos pacientes tienen un determinado padecimiento en común?, ¿el estado de cuenta de los pacientes?, etc.

QUINTO "MANTEN LAS NOTAS DE EVOLUCIÓN DE TUS PACIENTES AL DÍA": Sabemos bien que requisitar los cuestionarios de las HHCC puede resultar tedioso, sobretodo para el profesional médico independiente, por ello, si bien no cuentas con los formatos adecuados o suficientes para una Historia Clínica muy profesional, puedes empezar por archivar las Notas de Evolución en los expedientes de tus pacientes, para posteriormente realizar los cuestionarios de las HHCC con calma. Las NNEE son muy importantes y deben estar escritas de preferencia a mano y no solo almacenar la información como archivo en la computadora, ya que al momento de dar una receta medica, es la Nota de Evolución la que justifica legalmente la salida de la receta.

Esperamos que estos consejos te sean de utilidad, recomiendo que no des por obvió nada ya que ello permite que te brindemos una adecuada defensa legal cómo abogados. ¡Hasta la próxima!

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